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后勤管理之宿舍管理软件

    更新时间:2019/11/13 10:21:05

  宿舍管理主要是针对于公司对员工住宿有宿舍安排的公司使用,新进员工进行安排宿舍入住,每个月员工用的水电费的收取,宿舍内部设备的维修,每个月宿舍对每个员工所产生的费用,然后再跟工资计算进行结合,员工离职后,进行宿舍退房管理;如果有宾客,比如说供应商或客户,到本公司来可能会产生住宿,那么也可以进行宾客入住,宾客退房,以及宾客费用的结算的管理,那么我们就一步一步的介绍

        一、基础资料

        基础资料就是对宿舍管理的一些基础资料的设置,如房间分类,我们可能要把房间分为男生,女生,夫妻等房间的类型,还有对房间内部的设施,以及有哪些要进行一个登记,我们在使用过程中就直接可以调用房间的类型,还有每个月对宿舍的收取水电费的管理,因为水电费的价格可能会波动,那么我们还会对水电费的价格进行一个设置

        1、房间分类:

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        可以把公司的宿舍分为单身男,单身女,夫妻间,宾客间,这样更有利于管理,一看该房间是什么,那么我们就知道,其实这里操作是非常的简单,我们只需要把编号和房间的类型,名称把它填进去就可以了

        2、房间管理

        就是把公司的房间进行设置,同时也把房间呢,设置的是哪个房间的分类?到时我们在运用的时候,我们就能方便知道该房间的是哪个类型?

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        A)、房号:表示房间的号,每个房间都不能重复,必须是唯一的

        B)、房间分类:表示该房间是属于哪个分类?我们在这里直接选择分类的名称

        C)、房间电话:表示该房间的内部电话,或者外部电话号码

        D)、是否有网络:表示该房间有没有网络,无线WiFi

        E)、是否有电视:表示该房间有没有电视机

        F)、是否有空调:表示该房间有没有空调

        H)、是否有电脑:表示盖房间有没有电脑

        I)、是否有洗衣机:表示该房间有没有洗衣机

        J)、床位数:表示该房间有多少个床位,已安排住宿,会有多少个人住

        K)、所属部门:这里隐藏了一个所属机构,主要体现分子公司使用,该房间是哪个公司的

        L)、物业费单价:表示该房间的物业费单价是多少?因为不同的房间,可能里面的设备设施不同,可能产生的物业管理会也就不相同,那么物业费单价在每个房间进行单独设置

        M)、房间价格:表示该房间住一个月需要多少费用?那么每个人就是住这个房间来平均摊这个费用

        N)、上传图片:可以对房间进行拍照,表示该房间的是什么样子?如果房间有损坏,也就可以拿出来进行对比

        O)、床位情况:这里只设置一下床位的床号,一个房间有多少张床?就要设置多少个长号?这样方便对床号的管理,这个主要是针对单身男,单身女,或者宾客,房间的设置,一个床号住一个人;其他的情况,是入住后的信息显示,状态:表示该床的使用状态

        二、公司员工

        公司员工主要是公司内部的员工的宿舍的安排入住,以及离职的员工进行退房的管理

        1、员工入住

        新入职员工,可能会需要住宿的,那么就要进行宿舍的安排,安装员工入住: 

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        这里操作很简单,首先我们要选择是谁进行宿舍入住,现在职员编号或者职员名称那里,点击就可以弹出窗口进行选择公司的员工,然后再房号,床号,点击就可以选择,我们要安排此员工入住到哪个房间,哪张床。其他很多信息都会相关的带出来,然后没有的需要填写的填写一下就可以了

        2、员工退房

        员工退房首先是先要入住,入住一段时间,可能员工离职或其他什么原因需要退房的,那么我们在退房模块进行处理

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        这里的操作跟员工入住是非常类似的,首先我们在职员编号或职员名称,点击就可以弹出窗口,选择需要退房的人员,一选中该人员,那么就会把相关的信息带出来,比如说房号床号都不用再选择了,系统会自动调出他所住的房号,长号,那么其他信息做好相关的处理就可以了,保存以后就表示该员工已经退房了

        3、住房情况看板

        这个就是非常直观的公司宿舍住房的情况,如下图所示

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        哪个房间有入住?哪个房间没有入住?一眼就可以看出来,如果入座的,就是以绿色显示,并且显示是谁入住的,姓名是谁?那么我们一点击就可以打开对应的入住的信息,如果是未入住的,那么就空的颜色下,一点击未入住房的图标,同样可以打开入住的窗口,并且带出相应的房间信息,房号及床号,如果我们在周末的时候,就直接选中对应的资源就可以了,这样更方便直观的看到其操作的效果!

        三、日常管理

        员工宿舍日常管理主要是对宿舍的水电费收费,以及房间的设施维修等管理

        1、收费管理

        主要是每个月收取水电费,其操作很简单,如果系统第1次使用的时候,就要录入月初的冷水的吨数,热水的吨数,还有电表的度数,然后再录入月底抄表对应的数据,系统就会自动删除,该房间的这个月的水电费总费用,其界面如下图所示

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        A)、房号:选择我们要收哪个房间的费用,点击弹出窗口,就可以选择对应的房间

        B)、月初数:就是表示这个房间这个月开始的水表,电表的,如果是第1个月使用,那么就需要手工输入月初的数据,如果是第2个月以后,系统会默认调出上个月月末的数据,就是本月的期初数据

        C)、月末数:就填写月末抄的电表度数,水表的吨数

        D)、计算说明:电表总共用度数,就是电表月末的数据减去月初的数据,就等于电表用的度数,热水表,冷水表,总用的吨数也是一样计算的;电费金额=电表度数X电费单价,冷水金额,热水金额也是类似

        公摊总收费用=电费金额 + 水费金额 + 热水费金额

        E)、员工费用:

        员工费用就是一个房间里面住了几个人,然后这个房间的总共费用有这几个人平均摊,床费=床单价X本月天数;物业费=物业单价X本月天数;电费,冷水费,热水费按照人数平均分摊,赔偿费用:就是某种原因,造成对房间的损失,可能让某个人,或者平摊费用,那么我们可以直接在对应的人员那里,输入赔偿费用,不输入表示没有赔偿,总赔偿费用是把每个人的赔偿费用加起来就等于总赔偿费用,每个人员总费用,计算公式如下,

        计算公式如下

        总费用=床费+物业费+电费+冷水费+热水费+赔偿费用

        总之,费用管理模块,看起来是比较复杂的,他计算的东西是比较多的,那么实际上我们操作的时候,也是比较简单,主要是选择房号,然后填填写相应的月末数据,再填写其他一些相关的数据就可以了,系统会自动计算出每个员工的总费用,这样就很方便在工资管理的时候提取员工这个月的房租费用

        2、维修管理

        如果员工宿舍发现里面的设备,有些不能正常使用,那么就要进行一个维修,维修后我们要对一个维修要进行一个维修记录的登记,如下图所示

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        首先我们要选择房号,也就是要对哪个房间进行维修,维修主要登记哪些维修内容?维修情况是怎么样子?我们详细填写出来,最后维修的费用是多少?需不需要员工付费?如果需要付费的话,要单独进行付费管理,另外下面还有一个床位情况,床位情况主要是看该宿舍有哪些人在入住,一般情况下只是查看有哪些人入住,如果我们发现床位,啊要进行维修,有可能我们维修没有维修完成,或者我们要等什么配件之类的,那么有可能我们的房间,房间某个床位修不好,或者暂时没修好,那么我们就可以更新那个床位的状态,我们在这里可以修改该床位的状态,如果一修改保存后,同时也会更改床位的基础基本信息的状态信息

        四、宾客管理

        宾客管理主要是针对于公司的供应商或客户来公司办事,需要入住的时候,我们要进行一个入住,退房,这方面那个管理

        1、宾客入住

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        A)、入住编号:系统自动生成,按照元月日时分秒的数字自动生成,如果我们有IC卡,我们可以把这个生成的号码写入到IC卡里面,以方便查询,而且这个入住编号,以后刷卡就可以查询到相关的信息

        B)、入住人的信息:可以通过图片,右边的读卡,那么就可以把入住人的身份证信息全部读出来,包括照片,当然是需要身份证读卡器这个设备的

        C)、住房信息:在房号,床号,点击就可以弹出,要选择哪入住哪个房间,哪张床!那么医保存后,该床位的状态就变成已入住

        D)、费用计算:总金额=房价X预祝天数+押金+预存费用;预存费用表示还可以进行其他的消费,因为在消费过程中,直接刷卡就可以了,比如说就餐,购买商品信息,等等等等,都可以通过入住编号的刷卡信息进行读出来

        2、缴费确认

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        缴费确认这个模块主要是针对于宾客入住过程中可能有相关的变化,比如说宾客入住预计是只住一天,由于某种原因,要多住一天,那么就还要进行一个收费确认,那么直接在这里进行一个缴费就可以,也相当于是对充值卡(IC卡)进行充值,或者他在住宿之间,比如说就餐,购买商品,然后钱用完了,又可以在这里面进行收费确认,又可以进行消费了;

        如果在入住过程中,住宿天数发生改变,也可以进行一个退房,然后再进行入住也是可以的

        这里操作很简单,主要是选择拿一张入住的单据,系统自动会带出相关的信息,然后填写缴费金额,做一下其他的相关信息的录入就可以

        3、宾客退房

        宾客退房表示宾客入住完成,进行退房结算,那么这里面有一个系统流程,必须是先宾客入住,然后才能进行一个退房,一引到入住的流程,系统会自动打开如下界面

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        A)、系统自动带出宾客入住的信息,并且带出宾客缴费确认的数据,那么我们在宾客退房的时候,就可以一眼看出宾客已经交了多少费用,在进行计算时,就非常清楚明白

        B)、确认宾客石柱的天数:宾客可能预祝10天,但实际上他可能只住了8天,那么我们计费的话,是按8天进行计费,如果房间的设备有损失,就要让宾客做出赔偿,那么我们在赔偿费用填写相关的数据,系统自动计算出已交的费用,我应该付出的费用,那么就可以算出退房时结算的费用,多退少补,下面列一下具体的计算公式

        已缴费用=预收费用(宾客入住时缴费)+缴费明细总和

        应缴费用=客房单价X实住天数-赔偿费用

        退房结算余额=已缴费用-应缴费用

        C)、其他的相关信息按照内容填写就可以了,当然有些单据也可以进行一个上传文件或者图片

        4、押金收款单

        押金收款单不是宾客临时入住的押金,这里是指的押金是员工或者是外来人员长期居住的时候,需要收取一个押金,这个押金收取以后要退的话是单独进行退,请操作打开界面如下

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        A)、姓名:表示谁的押金收款单

        B)、押金收取事由:这里是下拉选,员工入职,长期外来人员入厂

        C)、押金明细:念经明细这里是一个列表,可以输入多个,点击右边的增加,表示说明此押金是用于哪方面的押金,填写相关的名称,数量,号码,金额就可以了

        D)、其他的信息,可以按具体的内容进行填写,当然也可以把相关的物品进行拍照,或者做成一个文件进行上传,都是可以的

        5、押金退款单

        押金退款单表示事由完成,把相应的物品退还给公司,并且没有损坏,如果有损坏,然后就赔偿,在退相应的押金的管理,其操作也是很简单,这里也是有一个系统流程,直接引到押金收款单就可以打开押金退款单,请见面如下

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        A)、退款人员信息:退款人员信息由系统流程自动带出来,我们不用操作

        B)、押金明细:押金明细,系统也自动带出来,我们在收取押金的时候,全部押金的明细,我们只在实退数量,实退金额填写相应的数据,系统会自动计算出,总共需要退款的金额是多少,然后操作人员再退款相应的金额给退款人员,这样就完成了押金的收款和退款的操作了

        总结:宿舍管理是后勤管理的一个重要模块,主要是管理公司,或单位员工的住宿安排,退房,以及每个月对房的收费管理,维修管理等等,如果有外来人员,也可以进行一个临时入住退房管理,对外来人员还要进行一个收费管理;还有对公司员工,或者长期外来人员进行入住,可能我们有一些设备,设施,需要对应的人员进行保管,那么我们就要进行一个保证金的收取,如果在完成后,设备设施完好无损,那么我们就把相应的保证金退还给对应的相关人员;退房管理使适用企业,单位有宿舍安排的使用